POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

La Política de tratamiento de la información personal es el documento exigido por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 para comunicar a los titulares de datos personales las directrices y lineamientos bajo los cuales será tratada y protegida su información, asegurando el respeto de los principios y normas contenidas en la legislación vigente aplicable. En cumplimiento del artículo 13 del decreto referido, esta política explica el tipo de información que CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S. recolecta, almacena, usa, circula y suprime, las finalidades de su tratamiento y las pautas que serán aplicadas para garantizar el adecuado tratamiento de la información personal. Lo invitamos a seguir leyendo para conocer las disposiciones y enterarse cómo puede ejercer los derechos que le asisten como titular de datos personales. 1. DEFINICIONES Para la correcta interpretación de los lineamientos contenidos en la presente Política, a continuación, se definen los conceptos relacionados con el tratamiento de datos personales. Apoderado o autorizado: Persona autorizada por el titular de datos personales para que efectúe cualquier tipo de trámite o solicitud ante CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S., por cuenta de quien concede la autorización. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de su información personal. Base de Datos: Todo conjunto organizado de datos personales que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso. Consulta: Solicitud presentada por el titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley, para acceder a la información personal que repose en cualquier base de datos de CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S., bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales determinadas o determinables. Dato personal privado: Todos aquellos datos relacionados con el ámbito privado de las personas: Libros de los comerciantes, datos contenidos en documentos privados y gustos personales. Dato personal público: Todo aquel dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Ejemplo de esta clasificación son el nombre, tipo y número de documento de identidad, fecha de expedición del documento, género, fecha de nacimiento, estado civil, filiación, profesión, entre otros. Dato personal semiprivado: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción y representa un tema de interés para cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales, etc. En el proceso de gestión financiera del fondo como datos como el cargo, salario, tipo y números de cuentas bancarias de los trabajadores o datos de contacto personales, tales como ocurre en el proceso gestión comercial donde se tratan los siguientes datos: teléfonos de contacto fijo o celular y dirección de residencia de los clientes. Datos personal sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada que, por sí misma o conjuntamente con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S., como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio. Reclamo: Solicitud presentada por el titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley. Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, sea o no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 2. PRINCIPIOS DE PROTECCIÓN Y DERECHOS DE LAS PERSONAS CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S. entiende que la protección de datos personales está inspirada en diversos principios, que buscan asegurar la privacidad del titular, su seguridad y la legalidad del tratamiento, así como la confidencialidad y reserva de la información personal (Ley 1581 de 2012), la continuidad del negocio y la prestación del servicio en los tiempos y calidades comprometidos. Es por esto, que se comparten los principios que rigen el tratamiento de información, así: Los datos de carácter personal únicamente podrán ser recolectados y sometidos a tratamiento cuando sean necesarios, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades específicas y legítimas para las cuales fueron recaudados y autorizados por su titular. En concordancia con esto, la información personal que suministre el titular será tratada de manera leal, adecuada y lícita, proporcionando las medidas técnicas, organizativas y humanas suficientes para garantizar la seguridad e integridad de los datos y el libre ejercicio de los derechos de los titulares. La información personal de naturaleza semiprivada, privada y sensible sólo podrá ser tratada cuando medie autorización libre, previa y expresa de su titular salvo en los casos excepcionales contemplados en la ley, y no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recolectados. No se considerará incompatible el tratamiento posterior de éstos con fines históricos, estadísticos, contables o científicos. La información personal que comuniquen los usuarios a CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S. se presumirá veraz, exacta e imparcial, en atención al principio de buena fe, y deberá ser actualizada y rectificada conforme surjan modificaciones a la misma o en el evento en que dicha información no corresponda a la realidad presente del titular. 3. TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL Para efectuar los trámites de cotización, propuesta de servicios, vinculación como proveedor o cliente y, contrataciones de cualquier naturaleza; se realizará tratamiento sobre datos personales que corresponden a las siguientes categorías: públicos, privados y semiprivados sobre los siguientes titulares: 1. Clientes 2. Proveedores 3. Trabajadores 4. Contratistas 5. Visitantes Las personas cuyos datos son efectivamente conocidos y accedidos por CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S. son personas naturales y jurídicas en desarrollo de su actividad comercial o profesional, quienes manifiestan su interés en contratar los servicios ofrecidos por CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S. 4. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES El Equipo de trabajo de CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S. únicamente trata datos personales de sus titulares con las siguientes finalidades: • Realizar el registro de los usuarios que contraten los servicios de CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S. • Presentar propuestas comerciales u ofertas de servicios personalizadas a los interesados en adquirir nuestro portafolio de servicios. • Atender las peticiones, consultas, quejas o reclamos elevadas por los usuarios de CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S. • Dar respuesta a entidades oficiales o judiciales por solicitud expresa de las mismas cuando atiendan a órdenes judiciales o administrativas debidamente fundamentadas. • Ejecutar los procesos contables y legales que se requieran para la prestación de los servicios y las ejecuciones contractuales. Se informa a los titulares que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser suprimidos de los servidores de CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S. a solicitud del titular y en concordancia con lo señalado en la ley. El responsable y encargado del tratamiento de datos personales es CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S. Los datos de contacto son los siguientes: • Domicilio: Bogotá, D.C. • Dirección: Transversal 57 No. 106 - 41 • Correo electrónico: info@cod-sign.com • Teléfono: (+57 1) 7950628 5. DERECHOS DE LOS TITULARES Las personas cuya información personal es objeto de tratamiento por parte de CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S. ostentan la calidad de titulares, en virtud de la cual podrán ejercer los siguientes derechos: • Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para garantizar este derecho deberá acreditarse la identidad del titular o la calidad de legitimado, con el fin de impedir que terceros no autorizados accedan a la información personal. • Obtener copia de la autorización que hayan otorgado en calidad de titulares de los datos. • Conocer el tratamiento que se está efectuando sobre los datos personales por parte de CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S. • Formular consultas y reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de datos personales de acuerdo con las pautas establecidas en la ley y en los términos de la presente política. • Solicitar la supresión de los datos personales o revocar la autorización concedida cuando mediante un proceso judicial o administrativo se determine que en el tratamiento de su información se vulneraron las disposiciones legales y constitucionales sobre la materia. • Acceder en forma gratuita a sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales en la presente Política que motiven nuevas consultas. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los electrónicos. Con respecto a este último punto deberá atenderse a lo preceptuado en el artículo 21 del decreto 1377 de 2013. 6. CANALES DE ATENCIÓN DISPUESTOS AL TITULAR CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S. en aras de garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares; ellos pueden presentar sus consultas y reclamos por el siguiente medio: • Canal virtual de recepción: info@cod-sign.com Con el propósito de garantizar la atención y respuesta oportuna a las peticiones, quejas, reclamos y consultas que formulen los titulares y usuarios de CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S., se dispone de personal capacitado para llevar a cabo el trámite interno de estas solicitudes, asegurando el ejercicio efectivo de los derechos de los titulares. Para este efecto, el área designada realizará la recepción, trámite y respuesta de las solicitudes presentadas por los usuarios, a través de los procedimientos definidos de conformidad con la ley 1581 de 2012, y empleando los sistemas de control necesarios para que las novedades de información personal que los usuarios soliciten queden documentadas y puedan ser objeto de verificación. Debe advertirse, que CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S. sólo enviará datos personales de los usuarios a las siguientes personas: • Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales, siempre y cuando acrediten esta calidad • A las personas autorizadas por el titular del dato. • A las personas autorizadas por el orden judicial o legal. 6.1 Contenido mínimo de la solicitud Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo peticionado. Los requisitos de la solicitud son: • Estar dirigida a CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S. • Contener la identificación del Titular (nombre y documento de identificación). • Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo en relación con la protección de datos personales. • Indicar la dirección de notificación del Titular, tanto física como electrónica (e-mail). • Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos) 6.2 Procedimientos para la atención de consultas y reclamos Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que la misma haya sido recibida mediante los canales dispuestos para el efecto. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado la razón del aplazamiento y se señalará la nueva fecha en que será resuelta su consulta, la cual en ningún caso superará a los cincos (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que la misma haya sido recibida mediante los canales de atención definidos. Si el reclamo no cumple con los requisitos establecidos en el acápite precedente o se encontrara incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del mismo para que subsane las falencias identificadas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el titular o interesado no hubiere corregido la solicitud o aportado la información correspondiente se entenderá abandonado el reclamo y se procederá al archivo definitivo del mismo. En el caso contrario, cuando el requerimiento hubiese sido atendido por el titular en el término previsto, subsanando los defectos del reclamo y allegando la documentación necesaria, CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S. emitirá la respuesta pertinente, pudiendo prorrogar el término en casos especiales con previa comunicación al interesado. Este nuevo plazo no será superior a ocho (8) días hábiles. Cuando CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S. determine que no es competente para resolver una consulta o reclamo, dará respuesta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles explicando al peticionario los motivos por los cuales no se encuentra facultada para resolverlo. 6.3 Autorización a terceros Cuando el titular desee formular una consulta o solicitar la actualización y rectificación de sus datos personales por intermedio de un tercero, deberá remitir a CO D-SIGN ARCHITECTURE S.A.S., la debida autorización mediante la cual lo faculta para el ejercicio de sus derechos como titular. La presentación de la autorización constituye un requisito obligatorio para garantizar la reserva de la información frente a terceros no autorizados. La autorización, deberá contener como mínimo lo siguiente: • Identificación del titular que autoriza • Copia de la cedula de ciudadanía del titular • Nombre y datos de identificación de la persona autorizada. • Tiempo por el cual puede consultar, actualizar o rectificar la información. • Carácter voluntario y libre de la autorización. 7. VIGENCIA La presente Política de Tratamiento de la Información Personal tendrá vigencia a partir de la fecha: 13 de mayo de 2020. Los cambios y modificaciones de orden sustancial que se incorporen en la presente política con posterioridad a su entrada en vigencia, serán comunicados al titular con antelación a su implementación. La notificación sobre las modificaciones que serán efectuadas, podrá remitirse por los medios de comunicación idóneos para el efecto.

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